Privacyverklaring

1. Uw privacy is belangrijk voor ons

VanQuip hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we deze verwerken, met wie ze eventueel worden gedeeld en welke rechten u heeft.

VanQuip verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) en de toepasselijke Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming.

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden aangepast, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening, onze website of de toepasselijke regelgeving verandert. De meest recente versie is steeds beschikbaar via onze website.

Laatste update: augustus 2026

2. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

VanQuip BV
Ondernemingsnummer / BTW: BE 0824.295.706
Maatschappelijke zetel: Koedreef 39, 8510 Kortrijk, België
Vestigings- en contactadres: Oostlaan 1c, 8560 Gullegem, België

Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via:

info@vanquip.be

3. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Welke gegevens we verwerken, hangt af van uw relatie met VanQuip en de manier waarop u met ons in contact komt.

Het kan onder andere gaan om:

• naam en voornaam;
• adres, postcode en gemeente;
• e-mailadres;
• telefoon- of gsm-nummer;
• bedrijfsnaam en ondernemingsgegevens;
• informatie die u zelf vermeldt in een contact- of offerteaanvraag;
• gegevens over producten, offertes, bestellingen, installaties en diensten;
• facturatie- en betalingsgegevens;
• correspondentie en communicatie met VanQuip;
• technische gegevens over het gebruik van onze website, zoals IP-adres, browsertype, toesteltype, bezochte pagina's en tijdstip van het bezoek;
• cookiegegevens, voor zover u daarvoor toestemming heeft gegeven wanneer dit wettelijk vereist is.

We verwerken in principe geen gevoelige persoonsgegevens, tenzij dit uitzonderlijk noodzakelijk zou zijn en hiervoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

4. Waarom verwerken we uw persoonsgegevens?

VanQuip kan uw persoonsgegevens onder andere verwerken om:

• vragen via onze website, telefoon of e-mail te beantwoorden;
• advies te geven over onze producten en oplossingen;
• offertes op te stellen en op te volgen;
• bestellingen en overeenkomsten te verwerken;
• producten te leveren of installaties en werkzaamheden uit te voeren;
• afspraken te plannen;
• klantenservice, technische ondersteuning en dienst na verkoop te bieden;
• garantie- en serviceaanvragen te behandelen;
• onze administratie, boekhouding en facturatie te voeren;
• aan wettelijke en administratieve verplichtingen te voldoen;
• onze producten en dienstverlening te verbeteren;
• onze website veilig en goed werkend te houden;
• statistieken over het gebruik van onze website op te stellen;
• fraude, misbruik en veiligheidsproblemen te voorkomen;
• bestaande klanten te informeren over relevante producten, diensten of ontwikkelingen;
• nieuwsbrieven of commerciële communicatie te versturen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

We gebruiken uw persoonsgegevens niet voor doeleinden die onverenigbaar zijn met het doel waarvoor ze oorspronkelijk werden verzameld.

5. Op welke rechtsgrond verwerken we uw gegevens?

Afhankelijk van de situatie verwerken we persoonsgegevens op basis van één of meerdere van volgende rechtsgronden:

Uitvoering van een overeenkomst
Wanneer de verwerking noodzakelijk is om een offerte, bestelling, levering, installatie, dienstverlening of andere overeenkomst met u uit te voeren.

Wettelijke verplichting
Wanneer VanQuip wettelijk verplicht is om bepaalde persoonsgegevens te verwerken of te bewaren, bijvoorbeeld voor boekhoudkundige of fiscale doeleinden.

Gerechtvaardigd belang
Wanneer de verwerking noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd bedrijfsbelang van VanQuip, zoals klantenservice, beveiliging, fraudepreventie, bedrijfsvoering of het verbeteren van onze dienstverlening, voor zover uw belangen en fundamentele rechten niet zwaarder wegen.

Toestemming
Wanneer u ons uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven, bijvoorbeeld voor bepaalde marketingactiviteiten of niet-essentiële cookies. U kunt deze toestemming steeds opnieuw intrekken.

6. Contact- en offerteformulieren

Wanneer u via onze website contact met ons opneemt of een offerte aanvraagt, verwerken we de gegevens die u invult om uw aanvraag te kunnen behandelen.

We vragen enkel informatie die relevant is om uw vraag correct te kunnen beantwoorden of om een passende offerte of dienstverlening te kunnen aanbieden.

7. Commerciële communicatie

Wanneer u hiervoor toestemming heeft gegeven of wanneer een andere geldige wettelijke grondslag bestaat, kunnen we uw contactgegevens gebruiken om u te informeren over relevante producten, diensten, acties of nieuws van VanQuip.

U kunt zich op ieder moment uitschrijven voor elektronische marketingcommunicatie. Wanneer een e-mail een uitschrijfmogelijkheid bevat, kunt u hiervan rechtstreeks gebruikmaken. U kunt ons hiervoor ook contacteren via info@vanquip.be.

8. Met wie delen we uw persoonsgegevens?

VanQuip verkoopt uw persoonsgegevens niet.

We kunnen persoonsgegevens wel delen met externe partijen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of bedrijfsvoering, bijvoorbeeld met:

• IT- en hostingproviders;
• leveranciers van software en cloudoplossingen;
• boekhoudkundige of administratieve dienstverleners;
• leveranciers en fabrikanten;
• transporteurs;
• installateurs of technische partners;
• marketing- en communicatiepartners;
• professionele adviseurs;
• overheidsinstanties wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Deze partijen krijgen enkel toegang tot de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de opdracht die zij uitvoeren.

Wanneer een externe partij persoonsgegevens verwerkt in opdracht van VanQuip, maken we waar vereist afspraken om uw persoonsgegevens voldoende te beschermen.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt of opgeslagen buiten de Europese Economische Ruimte, zorgen we ervoor dat passende waarborgen worden toegepast zoals voorzien in de GDPR.

Dit kan bijvoorbeeld gebeuren op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of door gebruik te maken van goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

10. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld.

De concrete bewaartermijn kan verschillen afhankelijk van het soort gegevens, onze relatie met u en eventuele wettelijke verplichtingen.

Gegevens die deel uitmaken van onze boekhouding, facturatie of contractuele administratie worden minstens bewaard gedurende de wettelijk verplichte termijn.

Andere gegevens verwijderen of anonimiseren we wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening, administratie, wettelijke verplichtingen of gerechtvaardigde bedrijfsbelangen.

11. Hoe beschermen we uw persoonsgegevens?

VanQuip neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• ongeoorloofde toegang;
• verlies;
• misbruik;
• ongewenste wijziging;
• openbaarmaking;
• vernietiging.

De toegang tot persoonsgegevens wordt zoveel mogelijk beperkt tot personen en partners die deze informatie nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Geen enkel digitaal systeem kan echter absolute veiligheid garanderen.

12. Uw rechten

De GDPR geeft u verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Afhankelijk van de omstandigheden heeft u onder andere:

Recht op informatie en inzage
U kunt vragen welke persoonsgegevens VanQuip over u verwerkt en hiervan een kopie ontvangen.

Recht op verbetering
U kunt foutieve of onvolledige persoonsgegevens laten verbeteren.

Recht op gegevenswissing
In bepaalde gevallen kunt u vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking
U kunt in bepaalde omstandigheden vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk of gedeeltelijk te beperken.

Recht van bezwaar
Wanneer we persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, kunt u daartegen bezwaar maken.

Tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing kunt u op ieder moment bezwaar maken.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid
In de gevallen waarin de GDPR dit voorziet, kunt u persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm ontvangen of laten overdragen.

Recht om toestemming in te trekken
Wanneer een verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kunt u die toestemming op ieder moment intrekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

13. Hoe oefent u uw rechten uit?

U kunt een verzoek met betrekking tot uw persoonsgegevens sturen naar:

info@vanquip.be

of schriftelijk naar:

VanQuip BV
Oostlaan 1c
8560 Gullegem
België

Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kunnen we u vragen om voldoende informatie te bezorgen om uw identiteit te controleren.

We behandelen uw aanvraag binnen de termijnen voorzien door de GDPR.

14. Klachten

Heeft u vragen of opmerkingen over de manier waarop VanQuip uw persoonsgegevens verwerkt, dan vragen we u om eerst contact met ons op te nemen via info@vanquip.be. We proberen uw vraag of klacht zo snel mogelijk te behandelen.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België